Rekisteriseloste

Tietosuojaseloste

Asiakas- ja markkinointirekisteri


Rekisterinpitäjä

Linea Nordic (jatkossa ”rekisterinpitäjä” tai ”me”)
y-tunnus 2300760-0
Kirjastokatu 4
70100 Kuopio
Vastuuhenkilö: Henri Tauriainen, henri.tauriainen@lineanordic.fi
Asiakaspalvelu: puh. 09 424 63336 (ark. 9-15)


Rekisterin sisältö

Tallennamme asiakas- ja markkinointirekisteriin mm. seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • sukupuoli
  • syntymävuosi
  • yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • sopimustiedot
  • ostohistoria: tilaus-, toimitus- ja laskutiedot
  • yhteysloki
  • suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot

Rekisteri sisältää myös puhelunauhoitteita. Puhelun tallentamisesta ilmoitamme aina ennen tallentamisen aloittamista.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperusteet

Käsittelemme rekisterin sisältämiä henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • sopimusten todentaminen ja täytäntöönpano
  • asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito, mukaan lukien asiakasviestintä ja yhteydenpito
  • palveluiden (esimerkiksi verkkokauppa) tuottaminen ja toteuttaminen sekä liiketoiminnan kehittäminen
  • myynnin, mainonnan ja suoramarkkinoinnin kohdistaminen eri medioilla (kirje, sähköinen markkinointi, telemyynti, some-kanavat, kuten Facebook)
  • analysointi ja tilastointi
  • asiakastutkimukset, mielipide- ja markkinatutkimukset
  • laskuttaminen, maksujen kerääminen ja periminen
  • reklamaatioiden ja oikeusvaateiden käsittely
  • koulutus ja laadunvalvonta
  • petosten ennaltaehkäisy, havaitseminen ja käsittely
  • kirjanpito, tilintarkastus, verotus ja muut lakisääteiset velvollisuudet.

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen pääasiallisia käsittelyperusteita ovat sopimus, suostumus ja oikeutettu etu.

Asiakas, uutiskirjeen tilaaja tai potentiaalinen asiakas voi perua antamansa markkinointisuostumuksen tai antaa markkinointikiellon ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai lähettämällä ilmoituksen jokaisessa markkinointisähköpostissa olevan linkin kautta.

Emme tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä emmekä myöskään profilointia.


Tietojen lähteet

Keräämme asiakkaan perustiedot (nimi, yhteys- ja toimitustiedot) asiakassuhteen perustamisen yhteydessä rekisteröidyltä itseltään. Tallennamme puheluita asiakkaan soittaessa asiakaspalveluun, sekä uuden tilaussopimuksen syntyessä. Puhelun tallentamisesta ilmoitetaan aina asiakkaalle ennen tallentamisen aloittamista. Keräämme henkilötietoja myös esim. uutiskirjeen tilauksen yhteydessä, palveluiden, kuten verkkosivuillamme olevan chatin, käytön ja niihin rekisteröitymisen yhteydessä, tapahtumissa, kampanjoissa, some-tileillämme asiakkaiden aloitteesta tapahtuvien yhteydenottojen yhteydessä sekä asiakastutkimusten ja -kyselyiden yhteydessä. Lisäksi saamme verkkokauppaostoksista tiedon maksutapahtumasta käyttämältämme maksupalveluiden tarjoajalta Paytraililta.

Hankimme puhelimella tehtävää suoramarkkinointia varten laillisia henkilötietoja kolmansilta osapuolilta. Kolmansilta osapuolilta saamistamme henkilötiedoista varmistamme, että henkilöillä ei ole Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton (ASML) ylläpitämään Robinson-rekisteriin kirjattua puhelinmarkkinointikieltoa. Varmistamme myös, että henkilöllä ei ole meille kirjattua markkinointikieltoa.

Voimme kerätä ja päivittää tietoja myös yhteistyökumppaneiden ja samaan konserniin kulloinkin kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä.

Käytämme toisinaan alihankkijoita, jotka tekevät puhelinmarkkinointia lukuumme niiden omien markkinointirekistereiden tai tähän tarkoitukseen ostettujen markkinointirekistereiden sisältämillä henkilötiedoilla.

Tietojen suojaaminen

Asiakas- ja markkinointirekisteri on olemassa ainoastaan sähköisessä muodossa. Rekisteri on suojattu salasanoilla sekä palomuureilla tietomurtojen varalta. Rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu tehtävänkuvan mukaan. Järjestelmistämme vastaavat yhteistyökumppanit vastaavat puoleltaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimista, jotka takaavat rekisterin fyysisen ja teknisen suojauksen. Yhteistyösopimuksissa on määritelty, mitä yhteistyökumppanit saavat ja eivät saa tehdä rekisterin sisältämillä tiedoilla.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme asiakastietoja sopimussuhteen ajan sekä 3 vuotta sopimussuhteen päättymisestä. Jos asiakkaalla on ollut useita sopimussuhteita kanssamme, määräaika lasketaan sen sopimussuhteen päättymisestä, joka on päättynyt viimeisenä. Tämän jälkeen asiakastiedoista jätetään rekisteriin markkinointitarkoituksiin vain nimi- ja yhteystiedot ja loput tiedot poistetaan. Näitä tietoja säilytämme 5 vuotta.

Pelkästään markkinointitarkoituksia varten kerättyjä nimi- ja yhteystietoja (esim. uutiskirjeen tilaajat tai nimenomaisen markkinointisuostumuksen antaneet henkilöt, jotka voivat olla myös henkilöitä, joiden asiakassuhde on jo päättynyt) säilytämme, kunnes henkilö kieltää tietojensa käyttämisen markkinointiin.

Ulkopuolisista rekistereistä markkinointia varten hankittuja tietoja säilytämme kampanjan ajan (14-60 vrk), minkä jälkeen muut kuin sopimussuhteeseen johtaneiden henkilöiden henkilötiedot poistuvat automaattisesti.

Kirjanpitoa, verotusta ja tilintarkastusta varten tarvittavia tietoja säilytämme kuluvan tilikauden sekä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Puhelutallenteita säilytämme käyttötarkoituksesta riippuen 6-13 kk, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

Vireillä olevan reklamaation, riitatilanteen tai oikeusvaateen käsittelyn vuoksi säilytämme rekisterin sisältämiä tietoja niin pitkään kuin on tarpeellista asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi riippumatta sitä mitä edellä on eri käyttötarkoitusten säilytysajoista mainittu.

Rekisteritietoja poistetaan säännönmukaisesti manuaalisesti sekä automaatiojärjestelmien avulla.

Tietojen siirrot ja luovuttaminen

Siirräme tietoja tarkkaan valituille yhteistyökumppaneille ja alihankkijoillemme, jotka käsittelevät tietoja lukuumme, seuraaviin tarkoituksiin:

  • tuotteiden toimitus
  • tuotteiden puhelinmyynti ja markkinointi
  • laskutus, kirjanpito, tilintarkastus
  • erilaiset tilastointitarkoitukset.

Voimme luovuttaa tietoja ulkopuolisille tahoille rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaisten tai lainsäädännön niin edellyttäessä.

Verkkokaupan palvelimet sijaitsevat Kanadassa. Muissa tapauksissa emme siirrä emmekä luovuta rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, paitsi rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tietoja voidaan päivittää tai muutoin korjata rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käyttöä tietyissä tilanteissa samoin kuin oikeus pyytää tietojen poistoa rekisteristä. 

Rekisterin tietosisällön ajantasaistamiseen (esim. yhteystietojen muutokset) liittyvissä asioissa pyydämme olemaan yhteydessä asiakaspalveluumme. Rekisteröity voi perua antamansa markkinointisuostumuksen ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai lähettämällä ilmoituksen jokaisessa markkinointisähköpostissa olevan linkin kautta.

Jos markkinointiin ja myyntiin käyttämämme alihankkija on käyttänyt rekisteröidyn kontaktointiin joko omaa henkilörekisteriään tai muualta hankkimiaan henkilötietoja, ohjaamme rekisteröidyt ottamaan yhteyttä kyseiseen alihankkijaan.

Muissa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostilla henri.tauriainen@lineanordic.fi.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tietosuojaselostetta lainsäädäntömuutosten, viranomaispäätösten ja oikeuskäytännön vaikutuksesta, muuttaessamme toimintatapojemme sekä muista tarpeellisista syistä. Tietosuojaseloste on esillä verkkosivuillamme. Versiossa on aina päivämäärä, jolloin seloste on viimeksi päivitetty.

Päivitetty viimeksi: 28.02.2023